Behandling av personuppgifter

På Willhem värnar vi om din personliga integritet. Här beskriver vi vilka personuppgifter Willhem samlar in från dig genom våra interaktioner med dig och via våra tjänster samt hur vi använder och skyddar dessa uppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Willhem samlar in och behandlar de personuppgifter som behövs för att kunna erbjuda dig som är hyresgäst hos oss en trygg och bekväm boendemiljö. De personuppgifter som vi hanterar är till största delen uppgifter som du själv lämnar till oss som t. ex namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, försäkringsinformation, önskemål gällande lägenheten, information kopplad till vår hantering av service- och störningsärenden, information om eventuella tillval i din lägenhet, information om nycklar och passersystem, bokning av tvättstuga samt eventuell handikappanpassning. Vi får även viss information genom din interaktion med oss via våra tjänster som t. ex Mina sidor eller genom felanmälningar och andra serviceärenden. Vissa personuppgifter inhämtas även från andra källor, t. ex. i samband med kreditupplysning som görs när hyreskontraktet tilldelas. Enstaka fastigheter har även säkerhetskameror i källare och soprum.

Rättslig grund och ändamål

Willhems behandling av personuppgifter är nödvändig för att fullfölja hyresavtalet med dig som hyresgäst samt för att uppfylla övriga lagkrav, som till exempel bokföringslagen. Vissa personuppgifter är inte reglerat i avtal eller i lagkrav utan baseras på en intresseavvägning där uppgifterna behövs för att kunna erbjuda ett komfortabelt och säkert boende.

Ändamålet med behandlingen är att kunna kommunicera med dig som hyresgäst, uppfylla våra förpliktelser som hyresvärd, uppfylla våra förpliktelser gentemot övriga hyresgäster samt ge alla hyresgäster hög kundservice och trygghet i boendemiljön. Vi behandlar inga personuppgifter som inte är direkt kopplat till vår roll som hyresvärd och de kringtjänster som denna roll medför.

Utlämnande av personuppgifter till tredje part

Willhem lämnar enbart ut personuppgifter till annan part i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. Det innebär att personuppgifter kan behöva lämnas till försäkringsbolag, inkasso- och kreditupplysningsbolag, jourbolag samt entreprenörer som utför renoveringsarbeten eller skadedjursbekämpning i lägenheten. Uppgifter lämnas även ut till myndigheter i de fall detta krävs enligt lag.

Lagring och gallring av personuppgifter

Under tiden som hyresgäst hos Willhem lagrar vi de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna ge dig en trygg, bra och komplett hyresupplevelse. Personuppgifter raderas normalt 6 månader efter att du avslutar din hyresrelation med Willhem. Om en hyresgäst hamnar i skuld hos Willhem på grund av utebliven hyresinbetalning behålls nödvändiga personuppgifter för att hantera skulden till dess att skulden är reglerad. Om uppsägning av hyreskontraktet skulle ske på grund av grov misskötsel, behålls grundläggande personuppgifter i 3 år från det att uppsägningen trätt i kraft. Detta görs för att skydda övriga hyresgästers intressen så långt det är möjligt. 

Dina rättigheter

Willhem arbetar aktivt med att säkerställa att vi har korrekta personuppgifter. Som registrerad hos Willhem har du rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga. Enklast är att du själv uppdaterar dina personuppgifter på Mina sidor. Om du inte har tillgång till Mina sidor kan du kontakta vår kundsupport via e-post gdpr@willhem.se, för att få hjälp med att uppdatera dina personuppgifter. Som hyresgäst kan du en gång per kalenderår begära att få ett registerutdrag innehållande de personuppgifter som finns registrerade i våra system. Även registerutdrag kan beställas via e-post: gdpr@willhem.se

Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Willhem strävar efter att ha en hög nivå på skydd av dina personuppgifter. Det innebär bl. a att Willhems anställda och leverantörer endast får tillgång till dina personuppgifter om det behövs för att de ska kunna utföra sina åtaganden. Det innebär även att vi aktivt arbetar med att säkra de IT-system som används. Krypterad inloggning till IT-systemen, krypterad kommunikation mellan IT-systemen, automatisk gallring i IT-system samt revisioner av underleverantörer är några av de åtgärder som används av Willhem för att tillse säker behandling av personuppgifterna. Samtliga av Willhems anställda har genomgått utbildning med kompetenstest i Dataskyddsförordningen och Willhem anlitar externa leverantörer av IT-säkerhet och informationssäkerhet för att ständigt förbättra hanteringen.

Om du har invändningar

Vid synpunkter på hur Willhem hanterar personuppgifter kontaktas Datainspektionen, telefon: 08-657 61 00, e-post: datainspektionen@datainspektionen.se

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Willhem AB, org.nr 556797-1295, med adress Vasagatan 45, 411 37 Göteborg, telefon 031-788 70 00, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.